Mọi thứ bạn cần để áp dụng OKR một cách hiệu quả.
OKR căn bản
OKR giúp nhân viên làm việc cùng nhau, tập trung nỗ lực và thúc đẩy tổ chức phát triển. OKR được sử dụng để xác định ý nghĩa của việc đạt được các mục tiêu rộng rãi, chất lượng và các mệnh lệnh như “làm tốt hơn” được chuyển thành các dấu hiệu rõ ràng, có thể đo lường được. Từ sự ra đời của khuôn khổ vào những năm 1980 cho đến khi phổ biến trong môi trường siêu cạnh tranh ngày nay, OKR làm cho công việc trở nên hấp dẫn hơn và có các chu kỳ phản hồi thường xuyên cho phép người lao động thấy được tiến bộ mà họ đạt được trong công việc mỗi ngày. Cuốn sách này chỉ cho bạn mọi thứ bạn cần biết để triển khai OKR một cách hiệu quả.
Hiểu kiến ​​thức cơ bản về OKR và việc sử dụng chúng hằng ngày
Tìm hiểu cách giành được sự hỗ trợ của ban điều hành rất quan trọng để triển khai thành công
Duy trì một chương trình hiệu quả với các mẹo đánh giá chính
Điều chỉnh khung OKR theo nhu cầu của tổ chức bạn
OKR là nguồn lực chính của bạn để thiết kế, lập kế hoạch, thực hiện nhằm đạt được thành công bền vững trong toàn công ty..
Về tác giả:
Paul R. Nivenlà một nhà tư vấn quản lý, tác giả và diễn giả được chú ý về các chủ đề về OKR, chiến lược và thực thi chiến lược. Ông đã viết năm cuốn sách trước đó và đã được dịch sang hơn 15 ngôn ngữ.
Ben Lamortelà một huấn luyện viên OKR được quốc tế công nhận, người đã được tham khảo ý kiến bởi các tổ chức trên toàn thế giới. Ông có bằng tốt nghiệp về Khoa học Quản lý & Kỹ thuật tại Đại học Stanford.
LỜI GIỚI THIỆU
VÌ SAO CHÚNG TÔI VIẾT QUYỂN SÁCH NÀY
Bất kỳ công ty nào bắt tay vào việc triển khai OKRs sẽ sớm nhận ra rằng sau khi công việc bắt đầu, rằng nó (triển khai OKRs) còn hơn cả một “dự án đo lường”. Mục tiêu tối hậu là hiệu suất được cải thiện thông qua việc xác định các mục tiêu và các kết quả then chốt thường xuyên được làm mới để đảm bảo sự nhanh nhạy trong thế giới kinh doanh nơi mà tốc độ thay đổi đang gia tăng một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, để đạt được thành công với OKRs, có rất nhiều các quy trình và nhiệm vụ cần phải được thực thi một cách liền lạc. Có được sự hỗ trợ và nhiệt tình từ các giám đốc điều hành, xác định được nơi triển khai OKRs, nắm vững các sắc thái của OKRs có hiệu quả, kết nối OKRs trong toàn bộ công ty, báo cáo các kết quả, nắm bắt những kiến thức chính yếu, và thẩm thấu phương pháp vào văn hóa của tổ chức chỉ là một vài yêu cầu của một quá trình triển khai hiệu quả.
Khi chúng tôi viết ra điều này, OKRs vẫn còn khá non trẻ trong các khái niệm và các tiêu chuẩn thực tiễn cũng như các quy trình đã được chứng minh. Đây là một ngành học mới nổi, và trong khi việc triển khai đang tăng trưởng hàng ngày, cũng như các nhà tư vấn, nhà cung cấp phần mềm đang tiến tới trong những nỗ lực nhằm lấp đầy lỗ hổng kiến thức, không có một hướng dẫn “làm thế nào” rõ ràng tồn tại cho các tổ chức đang băn khoăn triển khai OKRs để không rơi vào những cạm bẫy tiềm tàng có thể làm hỏng việc này hoặc bất kỳ những nỗ lực thay đổi nào khác. Quyển sách này là câu trả lời của chúng tôi cho những thách thức như vậy. Nó được viết để lấp vào khoảng trống hiện hữu giữa kiến thức và thực tiễn. Các tổ chức mong muốn gặt hái những lợi ích của OKRs trước tiên cần phải nhận thức về - và được trang bị đúng cách để vượt qua trở ngại – những thách thức liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ trọng yếu này. Dựa trên những kinh nghiệm tư vấn về OKRs trên toàn cầu của chúng tôi, cũng như những nghiên cứu sâu rộng mà chúng tôi đã tiến hành, những trang sách này sẽ đóng vai trò là một hướng dẫn toàn diện của bạn trên toàn bộ phạm vi OKRs. Chúng tôi tin rằng những công cụ và kỹ thuật được mô tả trong quyển sách này sẽ thúc đẩy sự thành công của những người đang tham gia cùng OKRs và buộc nhiều giám đốc điều hành khởi chạy các chương trình OKRs trong các tổ chức của họ. Trước khi chúng tôi phác thảo về cách quyển sách này được tổ chức như thế nào, hãy để chúng tôi chia sẻ với bạn về nền tảng và kinh nghiệm của chúng tôi trong chủ đề này.
CHÚNG TÔI BẮT ĐẦU VỚI OKRs NHƯ THẾ NÀO?
Ben
“Khi bạn thực hiện một cuộc đi bộ đường dài cùng với gia đình mình, khá ổn khi bạn chỉ đi bộ và thưởng thức phong cảnh, nhưng khi bạn làm việc, bạn cần phải thực sự rõ ràng về đích đến. Nếu không, bạn đang lãng phí thời gian của bạn và của mọi người cùng làm việc với bạn.”
Những lời nói đó đã thay đổi cuộc sống của Ben. Nguồn gốc của những lời khôn ngoan đó là từ Jeff Walker, cựu CFO của Oracle. Walker đã chia sẻ lời khuyên này với Ben trong một cuộc trò chuyện cá nhân và sau đó mở rộng ra thành nguyên tắc trong một bài phát biểu mà ông đã gửi cho một nhóm các nhà hoạch định ở Palo Alto vào năm 2011. Trong buổi nói chuyện, Walker đã giải thích về các mục tiêu và kết quả then chốt (OKRs). Ông đã thảo luận về các các tổ chức cần phải phác thảo về tương lai mong muốn của họ dưới dạng mục tiêu như thế nào – các tuyên bố đầy tham vọng và định tính được thiết kế để đưa tổ chức tiến về phía trước theo một định hướng mong muốn. Mỗi mục tiêu sau đó được diễn dịch thành một tập hợp cơ bản các kết quả then chốt có thể đo lường được. Nếu mục tiêu hỏi, “Điều mà chúng ta muốn làm là gì?”, kết quả then chốt hỏi, “Làm thế nào để chúng ta biết nếu chúng ta đạt được mục tiêu?”. Ben đã ngay lập tức bị tê liệt bởi sức mạnh tiềm tang của OKRs và đã cảm nhận được rằng khuôn khổ (OKRs) sẽ trở nên quan trọng đối với công việc của anh, nhưng tại thời điểm đó, anh không biết nó sẽ biểu lộ như thế nào. Anh ấy đã sớm tìm ra.
Ben đã được một tổ chức tiếp cận nhằm hỗ trợ họ trong một dự án KPI (Các chỉ số hiệu suất cá nhân chính yếu – Key Performance Indicators). Anh đã chấp nhận nhiệm vụ và thấy mình háo hức chờ đợi tài liệu chiến lược được cung cấp bởi CEO của tổ chức. Khi nó được gửi đến, Ben đã cảm thấy choáng ngợp. Các ý tưởng và mục đích tốt được nhồi nhét vào bài trình diễn và tài liệu chiến lược, nhưng các tài liệu chứa đựng sự pha trộn khó hiểu giữa những trụ cột chính yếu (các ưu tiên của tổ chức), các giá trị cốt lõi và các số liệu kinh doanh. Ben vật lộn với cách tiếp cận dự án, và mãi cho đến đêm trước khi gặp CEO và CFO của tổ chức, anh mới chợt nhớ lại lời khuyên của Jeff Walker. Với suy nghĩ đó, Ben đã cô đọng tài liệu chiến lược lại trong một trang giấy duy nhất, diễn dịch các trụ cột chinh yếu thành các mục tiêu, và phân bổ các kết quả then chốt cho từng mục tiêu một. Ngày kế tiếp, anh đã sử dụng khuôn khổ tổ chức theo định dạng OKRs này để chia sẻ sự hiểu biết về chiến lược của tổ chức. Sau phần xem xét tổng quan của Ben, các giám đốc điều hành im lặng và yêu cầu một khoảng riêng tư. Ben rời khỏi phòng và tin chắc rằng mình đã hiểu sai về chiến lược (của tổ chức) và sẽ phải nhanh chóng lên chuyến bay kế tiếp để về nhà. Với Ben, hai phút trên hành lang đó tưởng chừng như kéo dài hai giờ, nhưng khi anh được gọi trở lại phòng, anh cảm thấy nhẹ nhõm khi nhìn thấy nụ cười trên khuôn mặt của CEO, người đã nói rằng: “Chúng tôi muốn anh giúp chúng tôi tạo ra kiểu tài liệu như thế này trong mọi đơn vị kinh doanh và mọi phòng ban bộ phận trong công ty”. Sau khi giúp cho gần 50 đội nhóm trong công ty phác thảo và tinh chỉnh lại OKRs của họ, và chứng kiến sự thành công của họ sau đó với phương pháp này, Ben biết rằng anh đã tìm thấy tiếng gọi của mình. Và chúng ta đang ở đây, như là kết quả từ hàng trăm giờ huấn luyện đội ngũ, hàng trăm giờ quản lý sau đó của Ben.
Paul
Paul đã từng làm việc trong lĩnh vực đo lường hiệu suất và thực thi chiến lược trong gần hai thập kỷ. Anh đã được giới thiệu về các khái niệm thông qua sự tương tác với một công ty đang tìm cách cải thiện hiệu suất của họ. Trong trường hợp của Paul, công ty đang hoạt động trong một ngành thay đổi nhanh chóng với những đối thủ cạnh tranh nổi lên một cách nhanh nhẹn và khách hàng đòi hỏi phải cải thiện dịch vụ mà vẫn giữ nguyên giá cả. Một chiến lược mới được tạo ra: một chiến lược mà nếu được triển khai một cách hiệu quả sẽ có thể đem lại một bộ kỹ năng chiến lược nâng cao cho toàn bộ công ty, xem xét một cách kỹ lưỡng toàn bộ quy trình doanh nghiệp, thúc đẩy giá trị cho khách hàng và cuối cùng tạo ra kết quả tài chính đột phá. Thế nhưng họ có thể hiện thực được điều đó không? Chìa khóa của việc thực thi của họ nằm ở chỗ xác định các tiêu chuẩn đánh giá mà họ sẽ sử dụng để tự chịu trách nhiệm cho việc đạt được từng mục trong chiến lược của mình. Sẽ mất thời gian, nhưng việc tập trung vào bộ tiêu chuẩn cốt lõi để tìm hiểu về những gì đã và không hiệu quả đối với chiến lược, công ty cuối cùng đã thực hiện được lời hứa của mình với các khách hàng, nhân viên, và các cổ đông theo cùng một cách như nhau. Thực tế, “Aha” đến với Paul dưới dạng các khảo sát nhân viên được thực hiện trước cũng như sau khi phát triển và sử dụng các biện pháp đo lường chiến lược. Trước đó, chỉ một tỷ lệ nhỏ các nhân viên nói rằng họ hiểu về chiến lược của công ty và họ có thể đóng góp như thế nào. Tuy nhiên, sau khi sử dụng phép đo lường chiến lược, tỷ lệ này đã nhảy vọt lên gần gấp năm lần đối với phần lớn nhân viên. Giống như Ben, Paul đã nhìn thấy giá trị của việc áp dụng phương pháp đo lường đối với chiến lược và việc phơi bày để giúp các tổ chức khai thác sức mạnh đó.
Một số độc giả có thể quen thuộc với Paul qua công việc và các quyển sách của anh về Thẻ điểm cân bằng – Balance Scorecard, một khung phổ biến nhằm diễn dịch chiến lược thành các mục tiêu, tiêu chuẩn, chỉ tiêu, và các sáng kiến chiến lược, sử dụng bốn quan điểm khác biệt có liên quan về hiệu suất: tài chính, khách hàng, các quy trình nội bộ, học tập và phát triển. Khuôn khổ này đã được chấp nhận bởi các tổ chức trên toàn cầu, và trong khi nó có hiệu quả không thể nghi ngờ, rất nhiều công ty đã vật lộn với việc triển khai và tối đa hóa lợi ích của mô hình thẻ điểm cân bằng. Một trong những vấn đề quan trọng bậc nhất mà các tổ chức nêu ra là sự gia tăng độ phức tạp của mô hình. Nguyên tắc phân loại của mô hình Thẻ điểm đã tăng lên trong những năm qua kể từ khi nó được phát kiến vào những năm đầu thập niên 1990, và rất nhiều chuyên gia đã đưa ra các sơ đồ với sự phức tạp ngày càng tăng đã them nhiều phần thay đổi vào thứ mà ban đầu được coi là một cách tiếp cận dễ-áp-dụng để đo lường chiến lược của tổ chức. Kết quả cuối cùng là, đối với nhiều tổ chức, mặc cho các lợi ích của nó, Thẻ điểm cân bằng có vẻ như quá cồng kềnh để có thể triển khai trên toàn bộ tổ chức bao gồm các đội nhóm mong mỏi các phương pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ để đảm bảo rằng công việc của họ được tập trung vào những gì quan trọng nhất và dẫn đến việc thực thi chiến lược của công ty. OKRs xuất hiện.
Paul đã tìm kiếm một hệ thống “nhẹ hơn” mà vẫn có thể mang lại những lợi ích thực tế mà khách hàng mong muốn, những người mà khát khao có được giá trị cao nhất từ chiến lược của họ. Anh đã khám phá ra OKRs qua các nghiên cứu của mình và nhanh chóng nắm bắt công việc mà Ben đã thực hiện trong lĩnh vực này. Cả hai đã gặp nhau và gắn kết với nhau vì mong muốn giúp các tổ chức cải thiện hiệu suất và vì niềm tin rằng OKRs, mặc dù thoạt nhìn có vẻ đơn giản, có thể mang lại giá trị vượt trội cho bất kỳ công ty nào đang muốn cải thiện sự tập trung, thúc đẩy sự liên kết, và cải thiện sự gắn kết. Họ đã bắt đầu làm việc cùng nhau và với khách hàng từ năm 2015.
QUYỂN SÁCH NÀY ĐƯỢC TỔ CHỨC NHƯ THẾ NÀO?
Các mục tiêu và các kết quả then chốt được kết hợp từ bảy chương. Sáu chương đầu tiên sẽ dẫn dắt bạn đi qua việc triển khai OKRs ít nhiều theo thứ tự thời gian, trong khi chương cuối cùng giới thiệu qua một số trường hợp của các tổ chức toàn cầu đang được hưởng lợi từ OKRs.
Trong chương mở đầu, chúng tôi chia sẻ về lịch sử của OKRs, tiếp theo là các định nghĩa và ví dụ về cả các mục tiêu và các kết quả then chốt. Các tổ chức hiện đại đang phải đối mặt với những thách thức cốt tử mà OKRs là rất phù hợp để vượt qua. Các chương sẽ khám phá một trong vài chủ đề quan trọng. Chương 1 kết thúc với cái nhìn tổng quan về rất nhiều những lợi ích của OKRs. Trước khi bạn có thể triển khai OKRs, bạn phải đảm bảo rằng tổ chức của bạn đã sẵn sàng bắt tay vào hành trình phía trước. Chương 2 khám phá cách thức chuẩn bị cho việc tạo ra và sử dụng OKRs như thế nào. Câu hỏi đầu tiên đặt ra là, “Tại sao bạn triển khai OKRs?” Chủ đề quan trọng về việc tài trợ điều hành sẽ được thảo luận, bao gồm cách làm thế nào để có được quyền tài trợ. Việc cân nhắc về nơi để phát triển OKRs sẽ được trình bày, tiếp theo là một kế hoạch toàn diện cho việc phát triển OKRs. Chương này kết thúc bằng việc xác định bối cảnh chiến lược cho OKRs, sử dụng sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược. Để OKRs có thể đem lại lợi ích, chúng cần được dự thảo một cách cẩn thận và sở hữu một số đặc trưng chính yếu. Chương 3 phác thảo về cách tạo ra OKRs hiệu quả. Các kiểu kết quả then chốt được kiểm tra, tiếp theo là thảo luận về các chỉ số sức khỏe, và chấm điểm OKRs. Kết thúc chương này là sự xem xét về quy trình CRAFT (Create – tạo ra, Refine – tinh chỉnh, Align – liên kết, Finalize – hoàn tất và Transmit – truyền đi) của chúng tôi để tạo ra OKRs.
OKRs phải được tạo ra trong toàn bộ tổ chức để thúc đẩy sự gắn kết, tinh thần trách nhiệm và sự tập trung. Chúng tôi gọi đây là “Kết nối OKRs” và nó là chủ đề của Chương 4. Các quy trình và các mách nước nho nhỏ để kết nối OKRs theo cả chiều ngang và chiều dọc trong toàn bộ tổ chức sẽ được khám phá. Để đạt được lợi ích tối đa từ OKRs, chúng phải được giám sát thường xuyên cả trong và khi kết thúc mỗi chu kỳ. Chương 5 khám phá chu kỳ xem xét OKRs và cách mà phần mềm có thể giúp cho OKRs thành công như thế nào. Chu kỳ xem xét OKRs bao gồm ba cơ chế chính, mỗi cơ chế được thảo luận bao gồm: các cuộc họp vào thứ Hai, đăng ký vào giữa quý và đánh giá hàng quý. Nửa sau của chương nghiên cứu về việc sử dụng phần mềm trong triển khai và quản trị OKRs. Để đảm bảo sự thành công lâu dài của OKRs, chúng cần được ăn sâu vào văn hóa của tổ chức. Chương 6 nghiên cứu về cách làm cho OKRs trở nên bền vững. Rất nhiều công ty sẽ coi OKRs là “dự án”, tuy nhiên, đây là một quan niệm sai lầm. Chương này mở ra bằng cách thảo luận rằng tại sao bạn nên xem xét OKRs như là một quá trình tiếp diễn. Bất kỳ công ty nào sử dụng OKRs cần phải quyết định về việc có nên liên kết chúng (OKRs) với việc đánh giá hiệu suất và/hoặc lương đãi ngộ hay không. Các liên kết tiềm năng này được khám phá chi tiết trong chương này, cùng với ưu và nhược điểm cũng như các khuyến nghị. Chương này được kết thúc bởi 10 vấn đề cần cân nhắc trước, trong và sau khi tạo ra OKRs, đồng thời phân tích về cách thức và khả năng liệu có nên tận dụng các chuyên viên tư vấn cho việc triển khai OKRs của bạn hay không.
Chương 7 chia sẻ về câu chuyện của sáu tổ chức toàn cầu đang sử dụng OKRs để đạt được những lợi thế lớn lao. Được mô tả sơ lược trong chương này là Zalando, Flipkart, Sears Holdings, TaxSlayer, GoNoodle và CareerBuilder. Chúng tôi tin rằng bạn sẽ vừa thưởng thức vừa học hỏi thêm từ những phản ảnh được cung cấp bởi các tổ chức nổi bật và sang tạo này.
Những công ty ở bất kỳ giai đoạn nào trong phát triển OKRs cũng sẽ được hưởng lợi từ những lời khuyên được đưa ra trong quyển sách này. Những ai đang khởi động những nỗ lực OKRs, tất nhiên, cũng sẽ thu được lợi ích từ các công cụ và kỹ thuật chi tiết hướng dẫn họ từ giai đoạn thiết kế ban đầu đến việc tạo ra một hệ thống quản lý mạnh mẽ. Những tổ chức hiện đang sử dụng OKRs cũng sẽ có lợi từ việc xem xét các chủ đề được trình bày ở đây trong quyển sách này. Các quy trình và các bài tập được ghi chép có thể đóng vai trò là điểm kiểm tra hoặc kiểm chứng lại về chương trình của họ để đảm bảo rằng nó đang hoạt động với hiệu quả cao nhất. Và cho những ai trong số các bạn, người đang sử dụng một định dạng khác của hệ thống quản lý chiến lược, chúng tôi mời bạn cân nhắc về rất nhiều những lợi thế được đem lại bởi OKRs. Dù bạn có đang ở đâu trên hành trình OKRs của mình, chúng tôi cũng xin cảm ơn bạn vì đã đồng ý cho phép chúng tôi được làm hướng dẫn viên của bạn.
Paul R. Niven và Ben Lamorte
San Diego và San Anselmo, California, tháng 5 năm 2016